BPMN-Diagramm erstellen

Bevor Sie etwas zeichnen, beantworten Sie drei Fragen:

1. Was triggert diesen Prozess? (Start-Event)
2. Was ist das Ergebnis? (End-Event)
3. Wer ist für diesen Prozess verantwortlich? (Accountability)

Schreiben Sie diese auf. Halten Sie den Scope auf ein klares Ergebnis – wenn Sie mehrere Ergebnisse modellieren, modellieren Sie vielleicht mehrere Prozesse.

Beispiel:

• Trigger: "Kunde reicht Support-Ticket ein"
• Ergebnis: "Ticket gelöst und geschlossen"
• Owner: "Support Team Lead"

Der Happy Path ist, was passiert, wenn alles gut läuft. Keine Ausnahmen, keine Edge Cases – nur der normale Ablauf.

So geht's:

1. Ein Start-Event zeichnen (Kreis)
2. 5–12 Aktivitäten auflisten, die der Reihe nach passieren
3. Mit Sequenzflüssen verbinden (Pfeile)
4. Mit einem End-Event enden (fetter Kreis)

Benennungstipps:

• Verb-Objekt-Format verwenden: "Antrag prüfen", "Benachrichtigung senden"
• Spezifisch sein: "Bestand prüfen" nicht "Anfrage bearbeiten"
• Kurz halten: 2-4 Wörter pro Aktivität

Noch keine Gateways ergänzen. Erst den Hauptfluss richtig machen.

Gateways zeigen, wo sich der Prozess verzweigt. Nur dort ergänzen, wo sich der Pfad wirklich ändert.

Gateway-Typen:

• Exclusive (XOR): Ein Pfad wird gewählt (am häufigsten)
• Parallel (AND): Alle Pfade werden gleichzeitig ausgeführt
• Inclusive (OR): Ein oder mehrere Pfade können ausgeführt werden

So fügen Sie ein Gateway hinzu:

1. Identifizieren, wo sich der Pfad verzweigt
2. Gateway einfügen (Rautenform)
3. Jeden ausgehenden Pfad mit einer Bedingung labeln
4. Sicherstellen, dass alle Pfade wieder zusammenführen oder enden

Labeling-Tipps:

• Explizit sein: "Betrag > 10.000€" nicht "Großer Betrag"
• Alle Fälle abdecken: Was passiert, wenn keine Bedingung zutrifft?
• Einfach halten: Bei mehr als 3 Verzweigungen überdenken

Freigaben sind First-Class Citizens in BPMN. Verstecken Sie sie nicht in anderen Aktivitäten.

Freigaben modellieren:

1. Eine explizite Aktivität erstellen: "[Ding] freigeben"
2. Ein Gateway nach der Freigabe ergänzen
3. Beide Pfade modellieren: "Genehmigt" und "Abgelehnt"
4. Die Aktivität der richtigen Rolle zuweisen (Swimlane)

Ausnahmen handhaben:

• Nur Ausnahmen modellieren, die die Ausführung beeinflussen
• Intermediate Events für Fehler/Timeouts verwenden
• Eskalationspfade für feststeckende Arbeit ergänzen

Die 80/20-Regel: Den Happy Path und die Top 2-3 Ausnahmen modellieren, die echte Verzögerungen oder Risiken verursachen. Nicht versuchen, alles zu modellieren.

Ein Diagramm, das niemand validiert, ist wahrscheinlich falsch.

Review-Checkliste:

• Mit den Leuten durchgehen, die die Arbeit machen
• Verifizieren, dass jede Aktivität korrekt benannt ist
• Bestätigen, dass Gateway-Bedingungen zur Realität passen
• Prüfen, dass Swimlanes echte Verantwortlichkeit widerspiegeln
• Fehlende Schritte oder falsche Abfolgen identifizieren

Häufige Korrekturen beim Review:

• "So nennen wir das nicht" → Aktivität umbenennen
• "Das machen wir nicht mehr" → Aktivität entfernen
• "Was ist, wenn X passiert?" → Ausnahmepfad ergänzen
• "Das ist nicht mein Job" → In richtige Swimlane verschieben

Nach dem Review:

• Diagramm mit Feedback aktualisieren
• Explizites Sign-off vom Process Owner einholen
• Follow-up-Review in 3-6 Monaten planen

Nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie Ihr Diagramm teilen:

Struktur:

• Ein klares Start-Event
• Ein klares End-Event (oder explizite mehrfache Ergebnisse)
• Aktivitäten mit Verben benannt
• Gateways mit Bedingungen gelabelt
• Alle Pfade führen zu einem End-Event

Lesbarkeit:

• In 2 Minuten erklärbar
• Keine kreuzenden Linien wenn möglich
• Swimlanes zeigen Verantwortlichkeit
• Konsistentes Detailniveau

Governance:

• Freigaben sind explizite Aktivitäten
• Process Owner identifiziert
• Review-Datum geplant
• Mit SOP-Dokumentation verbunden

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